La Commission municipale du Québec a dévoilé le jeudi 18 février son rapport sur l’audit de performance concernant l’information de gestion d’actifs municipaux. Pohénégamook qui était l’une des trois municipalités à faire les frais de cet audit au printemps dernier, avec Sainte-Claire et Weedon, fait siennes les recommandations formulées.

Dans son rapport, la vice-présidente à la vérification de la Commission municipale du Québec, Vicky Lizotte met en lumière l’absence d’approche globale des trois municipalités dans le cas de leurs gestions de données et de renseignements sur leurs actifs respectifs.

«Disposer d’un inventaire et de données physiques constitue la base d’une gestion efficace de ses actifs. Pour être faciles à utiliser, les données doivent être consignées de manière ordonnée, idéalement dans une base de données et avec une codification pour repérer facilement un actif», peut-on lire dans le document.

Si on reconnait que les trois municipalités ont déjà en leur possession plusieurs documents, qu’elles ont aussi accès à des bases de données de la municipalité régionale de comté (MRC) comme pour le rôle d’évaluation foncière, l’auditrice observe qu’il n’existe pas de base de données commune pour toutes les catégories d’actifs. L’information se retrouve décentralisé sur des supports distincts rendant leur consultation moins rapide et efficace.

RECOMMANDATIONS

La Commission municipale recommande donc d’élaborer et amorcer la mise en œuvre d’une première politique de gestion d’actifs qui précise notamment leur vision et leurs objectifs, qui définit les rôles et responsabilités et qui détermine les actions à accomplir pour améliorer leur performance en la matière.

Elle suggère aussi la mise en place d’un mécanisme permettant de choisir des outils appropriés pour la consignation des données relatives aux actifs et rendre celles-ci exploitables et accessibles en fonction des besoins des parties concernées. On recommande aussi d’établir des procédures de collecte, de consignation et de mise à jour des données pour en assurer la fiabilité.

RÉACTIONS

De son côté, la ville de Pohénégamook prend acte des recommandations et souligne les recevoir avec «beaucoup d’ouverture». Aussi, on confirme la mise en place de différents mécanismes afin d’améliorer la gestion de ses actifs et maintenir les efforts déjà consentis en vue d’intégrer progressivement les recommandations de ce rapport d’audit. La Ville entend notamment perfectionner la centralisation de ses informations et poursuivre les démarches entamées afin de mieux classifier ses données numériques.

Rappelons que l’audit visait à déterminer si ces municipalités disposaient de l’information essentielle sur leurs actifs en immobilisations (réseau d’aqueduc, système de collecte des eaux usées, routes, bâtiments administratifs, arénas, bibliothèques, véhicules de services, etc.), et si les données sur ces actifs étaient fiables, accessibles et utiles pour une prise de décision éclairée.

La Commission, généralement dans un horizon de trois ans suivant le dépôt du rapport, fera un suivi de ses travaux auprès de chacune des municipalités auditées pour évaluer le degré d’application des recommandations.